État des lieux de sortie : que faire si le locataire est absent ou refuse de signer ?
Le rendez-vous de sortie est fixé, mais le locataire ne vient pas. Ou il est présent, conteste certaines observations et refuse finalement de signer l’état des lieux.
Pour le bailleur, le risque est de vouloir « terminer quand même » en rédigeant seul le document, en récupérant les clés sans trace ou en lançant immédiatement les travaux. Pourtant, un état des lieux de sortie doit normalement être établi de façon contradictoire et amiable.
Lorsqu’il devient impossible de le faire dans ces conditions, la loi prévoit une voie spécifique : le constat locatif réalisé par un commissaire de justice.
État des lieux de sortie avec locataire absent : la réponse rapide
Si le locataire est absent ou refuse de signer, ne transformez pas un document rédigé seul par le bailleur en « état des lieux contradictoire ».
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que, lorsque l’état des lieux ne peut pas être établi amiablement et contradictoirement, il est établi par un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente. Les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire et les parties sont avisées au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
En parallèle, traitez séparément la remise des clés. L’absence à l’état des lieux ne prouve pas que les clés ont été rendues. Si le locataire les conserve, suivez la procédure adaptée.
Absent et refus de signer : ce ne sont pas exactement les mêmes situations
Cas 1 — Le locataire ne vient pas au rendez-vous
Conservez la preuve du rendez-vous proposé ou confirmé : email, SMS, lettre, échange sur la date et l’heure. Ne concluez pas automatiquement qu’il a abandonné le logement ou restitué les clés.
Cas 2 — Le locataire vient mais refuse de signer
Le désaccord peut porter sur une tache, une dégradation, un équipement ou une mention du document. N’ajoutez pas sa signature et ne modifiez pas ensuite le document comme s’il avait été accepté. Notez les points contestés et conservez les échanges.
Cas 3 — Le locataire rend les clés mais refuse l’état des lieux
Distinguez la preuve de restitution des clés de l’état du logement. Confirmez immédiatement par écrit la date, l’heure et le nombre de clés récupérées, puis sécurisez l’état du logement avant toute remise en état.
Cas 4 — Le locataire ne vient pas et ne rend pas les clés
Vous avez alors deux problèmes : l’état des lieux et la restitution des accès. Consultez notre procédure lorsqu’un locataire ne rend pas les clés à la fin du bail.
Sécurisez la sortie du locataire et vos preuves
Centralisez préavis, rendez-vous, état des lieux, photos, index de compteurs, remise des clés, échanges et justificatifs avant de clôturer le dossier.
Pourquoi un état des lieux rédigé seul par le bailleur est fragile
L’état des lieux de sortie sert à comparer l’état du logement avec celui constaté à l’entrée. Il doit donc être précis, daté et établi dans un cadre permettant aux deux parties de faire valoir leurs observations.
Un document rempli seul après le départ du locataire, sans contradiction, ne bénéficie pas de la même force qu’un état des lieux amiable signé ou qu’un constat locatif établi par un commissaire de justice.
Ne demandez pas à un voisin, un proche ou un artisan de « signer à la place » du locataire. Leur présence peut éventuellement documenter des faits, mais elle ne remplace pas la procédure prévue lorsque l’état des lieux contradictoire est impossible.
La procédure à suivre si l’état des lieux amiable est impossible
- Conservez la preuve du rendez-vous : date, heure, adresse et échanges avec le locataire.
- Documentez sans altérer : photos datées, vidéos utiles, relevés de compteurs et inventaire des clés, sans commencer de travaux qui modifieraient l’état des lieux.
- Contactez rapidement un commissaire de justice : expliquez qu’un état des lieux de sortie contradictoire n’a pas pu être établi.
- Laissez le commissaire convoquer les parties : la loi prévoit un avis au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
- Conservez le constat : il devient la pièce centrale pour établir l’état du logement dans ce contexte litigieux.
- Traitez séparément les clés et les sommes : restitution des accès, dépôt de garantie, loyers ou éventuelles réparations justifiées.
Service-Public rappelle que le coût réglementé du constat locatif est partagé pour moitié entre le locataire et le propriétaire lorsque l’état des lieux ne peut pas être établi amiablement ou contradictoirement.
Le commissaire de justice peut-il faire l’état des lieux si le locataire ne vient toujours pas ?
Oui. Après la convocation régulière des parties, le constat locatif peut être dressé même si l’une d’elles ne se présente pas. L’intérêt est précisément d’éviter qu’une absence ou un refus de coopération bloque indéfiniment la sortie.
En revanche, si le bailleur ne dispose pas des clés parce que le locataire ne les a pas restituées, le problème d’accès doit être traité séparément. Ne considérez pas l’absence au rendez-vous comme une autorisation d’entrer avec un double.
Que faire des clés si le locataire refuse de signer ?
La signature de l’état des lieux et la remise des clés sont deux opérations liées, mais elles ne doivent pas être confondues.
Si les clés sont remises
- notez la date et l’heure ;
- comptez les clés, badges et télécommandes ;
- remettez ou envoyez une confirmation écrite de réception ;
- indiquez que la remise des clés ne vaut pas accord sur l’état des lieux si celui-ci reste contesté.
Si les clés ne sont pas remises
Ne clôturez pas artificiellement le dossier. La restitution des clés matérialise un point important de la fin de jouissance et influe notamment sur le dépôt de garantie. Reportez-vous à notre guide sur les clés non rendues à la fin du bail.
Modèle de message après une absence ou un refus de signature
Objet : état des lieux de sortie du logement [adresse]
Bonjour [Prénom],
L’état des lieux de sortie prévu le [date] à [heure] n’a pas pu être finalisé contradictoirement [en raison de votre absence / en raison de votre refus de signer le document].
Afin de sécuriser la restitution du logement, je vais engager la démarche nécessaire pour qu’un état des lieux puisse être établi dans les conditions prévues par la loi.
Merci également de me confirmer la situation des clés du logement : [clés remises ce jour / clés restant à restituer].
Je conserve nos échanges et les éléments relatifs à la sortie du logement.
Cordialement,
[Nom du bailleur]
Quelles preuves conserver avant toute retenue ou contestation ?
Le bailleur doit être particulièrement rigoureux lorsque l’état des lieux de sortie est contesté ou n’a pas pu être signé.
Checklist de sortie
- état des lieux d’entrée ;
- convocation ou échanges fixant le rendez-vous de sortie ;
- photos et vidéos datées lorsqu’elles sont utiles ;
- relevés des compteurs ;
- inventaire des meubles si le logement est meublé ;
- preuve de remise ou de non-remise des clés ;
- messages mentionnant le refus de signer ou l’absence ;
- constat du commissaire de justice s’il intervient ;
- devis, factures et justificatifs des éventuelles retenues.
Ces éléments rejoignent les documents qu’un bailleur doit conserver pour sécuriser un dossier locatif.
Peut-on retenir le dépôt de garantie sans état des lieux de sortie signé ?
Il faut être prudent. Une retenue sur le dépôt de garantie doit être justifiée. Sans état des lieux de sortie contradictoire ou constat locatif solide, la preuve de dégradations imputables au locataire devient beaucoup plus difficile.
L’article 3-2 prévoit toutefois qu’une partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’état des lieux ne peut pas se prévaloir de la présomption attachée à son absence dans les mêmes conditions. C’est une raison supplémentaire pour conserver la preuve du rendez-vous, du refus ou de l’absence et utiliser la procédure adaptée plutôt que d’improviser.
Si un constat par commissaire de justice doit être organisé, évitez autant que possible de repeindre, remplacer ou nettoyer les éléments litigieux avant qu’ils aient été constatés. Sinon, vous risquez de faire disparaître une partie de la preuve.
Et si le locataire est parti avant la fin du préavis ?
L’absence à l’état des lieux ne met pas automatiquement fin aux loyers restant éventuellement dus pendant le préavis. La date de départ physique, la restitution des clés et la date de fin des obligations doivent être distinguées.
Si le locataire quitte le logement avant l’échéance prévue, consultez notre guide : locataire qui part sans respecter le préavis : que doit faire le propriétaire ?
À l’inverse, si le préavis est arrivé à son terme mais que le locataire n’a pas quitté le logement, consultez notre guide sur le maintien dans le logement après le préavis pour savoir comment demander la restitution des lieux, traiter l’indemnité d’occupation et engager les démarches nécessaires.
Si le locataire est disponible et souhaite rendre normalement le logement avant cette échéance, consultez aussi notre guide pour organiser l’état des lieux lorsque le locataire part avant le terme, avec la distinction entre clés, préavis et loyer.
Les erreurs à éviter
- Signer à la place du locataire ou modifier sa signature.
- Présenter comme contradictoire un document établi uniquement par le bailleur.
- Considérer qu’une absence vaut accord sur les dégradations.
- Utiliser un double des clés uniquement parce que le locataire ne s’est pas présenté.
- Commencer les réparations avant d’avoir sécurisé les preuves.
- Confondre remise des clés et accord sur l’état des lieux.
- Effectuer une retenue forfaitaire sans justification.
Questions fréquentes sur l’état des lieux de sortie bloqué
Que faire si le locataire ne vient pas à l’état des lieux de sortie ?
Conservez la preuve du rendez-vous et contactez rapidement un commissaire de justice si l’état des lieux ne peut pas être établi amiablement et contradictoirement. Ne considérez pas l’absence comme une restitution automatique des clés.
Que faire si le locataire refuse de signer l’état des lieux ?
Ne forcez pas la signature et ne modifiez pas le document comme s’il avait été accepté. Conservez les points de désaccord et, si nécessaire, faites établir un constat locatif par un commissaire de justice.
Qui paie le commissaire de justice pour un état des lieux litigieux ?
Lorsque l’état des lieux ne peut pas être établi amiablement ou contradictoirement, les frais du constat locatif prévu par l’article 3-2 sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Quel délai de convocation doit respecter le commissaire de justice ?
Les parties doivent être avisées au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Le locataire peut-il rendre les clés sans signer l’état des lieux ?
Oui, matériellement les clés peuvent être remises même si le document reste contesté. Il faut alors tracer séparément la restitution des clés et sécuriser l’état du logement par la procédure adaptée.
Peut-on retenir le dépôt de garantie sans état des lieux signé ?
Une retenue doit toujours être justifiée. Sans document contradictoire ou constat locatif suffisamment solide, la preuve des dégradations devient plus difficile. Il faut donc documenter l’absence ou le refus et utiliser la procédure légale adaptée.
Conclusion : sécurisez d’abord la contradiction, les clés et les preuves
Un locataire absent ou qui refuse de signer ne doit pas pousser le bailleur à improviser. Le bon ordre est : tracer le rendez-vous, distinguer la remise des clés, préserver les preuves, puis faire intervenir un commissaire de justice si l’état des lieux amiable est impossible.
Avant de clôturer le dossier, vérifiez donc trois choses : avez-vous une preuve de la situation, savez-vous où sont les clés et disposez-vous d’un état du logement établi dans un cadre suffisamment
solide ?
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